Ох уж это классическое «я в огне», когда всё наваливается как снежный ком, список задач становится только жирнее, концентрация стремится к нулю, а любое уведомление о входящих сообщениях вызывает нервный тик на пол-лица. Предлагаем вам освоить несколько приемов великого и ужасного (для кого-то) тайм-менеджмента, чтобы избежать подобного состояния.
Отключаемся от информационного шквала
Признайтесь хотя бы самому себе, только честно: смартфон – это та еще черная дыра, которая беспощадно и с превеликим удовольствием уминает за обе щеки наше время. Так вот, если ваша работа не подразумевает постоянного нахождения «на связи», то вырубите все уведомления. Вас нет, вы для всех в Антарктике пингвинов спасаете.
Если же вам все же нужны включенные уведомления, то оставьте их только в тех чатах, где это важно, остальные подождут. В конце концов, если вопрос действительно срочный, можно и позвонить. Поверьте, скорее всего звонков будет не так уж много. Вот такой короткий путь к здоровым нервам и сохранению концентрации.
Дробим проект
На первый взгляд объём работы по проекту может показаться бесконечным. И чем дольше вы на него смотрите, тем быстрее он превращается в черную бездну, к которой страшно даже подойти. Вот вы и занимаетесь чем угодно, но только не им. Чтобы не пребывать в вечном «ауте», примите за правило дробить проект на более мелкие задачи.
С отдельными и правильно сформулированными задачами работать проще, особенно когда над вами навис Дамоклов меч в виде огромного проекта. Разделение упрощает наше восприятие объема и помогает побороть лень и прокрастинацию. И вот – вы уже работаете над проектом в потоке безмятежной рутины и легкости.
Все задачи держим в одном месте и не забываем их обновлять
Кто бы что не говорил и как бы не хвастался своей памятью, но голова – не лучшее место для хранения ваших задач. Вам кажется, что задача мелкая и незначительная, а что, если она будет не одна? Что будете делать, когда их будет как ворон на кладбище? Все, тушите свет, ибо ваш диск памяти уже заполнен на 99,8%. И вот она – усталость и иллюзия аврала в жизни.
Для того чтобы сохранить концентрацию на текущих делах и оставить место новым идеям, голову нужно разгружать. В этом случае нам поможет понятный список всех задач.
Желательно выбрать один продукт, будь это система CRM или таск-менеджер – да какой угодно. Вы даже можете хранить в нем напоминание о покупках, рядом с задачей по проекту с крупной кампанией, если это, конечно, поможет вам все сделать и ничего не забыть. Такой подход позволяет увидеть всю картину дел целиком и проанализировать загруженность.
Все перед глазами – разложено по полочкам и срокам. Уже чувствуете странные новые ощущения? Так бывает, когда становится легче дышать.
И вот, когда вы уже познали все прелести планирования, осталось единственное – не забывать регулярно заглядывать в список задач и упорядочивать их.
Матрица Эйзенхауэра – секретная (нет) техника в мире тайм-менеджмента
Важно не только уметь дробить крупные проекты на задачи, но и расставлять приоритеты по ним. В этом вам поможет матрица Эйзенхауэра. Она состоит из 4-х секторов, в каждый из которых вносятся задачи в зависимости от их срочности и важности.
Сектор горящих дел. В идеале в нем ничего не должно быть, но мир не идеален и время от времени в секторе что-то появляется, это нормально. Главное, чтобы все задачи в него не перекочевали. Данный «квадрат» – всадник апокалипсиса в мире тайм-менеджмента, если там появляется слишком много дел, опасность укатится в бездну прокрастинации повышается.
2. Важно, хоть и не срочно
Этот сектор у нас главный стратег. Здесь располагаются задачи, которые имеют важное значение, и требуют тщательного планирования, хоть и не имеют срочного дедлайна. Задачам из этого сектора как правило необходимо отдавать львиную долю вашего времени, так как именно они наиболее важны в долгосрочной перспективе.
3. Не важно, но срочно
Коварный сектор рутины и чужих дел. Задачам, попадающим сюда зачастую трудно дать конструктивную оценку, их очень легко спутать с задачами из 1 сектора и полностью запутаться в приоритетах. Выполнение таких задач, как правило, не приближает к достижению цели и снижает эффективность.
4. Не важно и не срочно
Сектор пожирателей времени. «Задачи» из этого квадрата имеют самый низкий приоритет. Сюда относятся: думскроллинг, ненужное и неважное общение и прочие ловушки прокрастинации.
Поощряйте себя и отдыхайте
Не менее важный прием, чем все вышеперечисленные. Мы не роботы и быть продуктивным всегда вовсе не обязательно, да и это невозможно. Отдыхать после работы и делать небольшие перерывы в процессе рабочего дня – важно, ведь в усталости сложно быть продуктивным.
А ещё можно разработать для себя систему поощрений за достижение как глобальных, так и промежуточных целей. Тут нет строгих правил, главное, чтобы она придавала вам сил и радовала.
Вот такие 5 простых и не очень приемов борьбы с прокрастинацией. Надеемся, что помогли вам познать свой путь в мире тайм-менеджмента и перевернуться с вечно горящей головы на крепкие и устойчивые ноги планирования.